Hybride werken, schaapherder wordt imker
“Als je voor de vijfde dag op een rij geen zin hebt om te werken, betekent dit dat het vrijdag is”.
Deze stelling maakte mij nieuwsgierig. Zou het kunnen dat als medewerkers een afweging kunnen maken tussen thuiswerken en op kantoor werken ze weer meer zin krijgen in hun werk?
En daardoor beter klanten te woord staan, minder fouten maken, minder ziek zijn, minder snel van werkgever veranderen, productiever zijn, je makkelijker personeel krijgt, enz?
In dit artikel gaan wij op een aantal van deze punten in. Hybride werken.
Wat is hybride werken?
Hybride werken is de combinatie van in fysieke en digitale vorm (samen)werken op kantoor, op locatie, thuis of ergens anders.
Bij hybride werken kan je kiezen: waar je werkt, wanneer je werkt en hoe je werkt. In dit artikel beperken wij het tot de keuze om thuis te werken of op kantoor te werken.
Thuiswerken is nu nog geen recht.
Thuiswerken is overigens nu nog geen recht. (Uitspraak Rechtbank Gelderland, 16 juni 2020). Maar let op in sommige gevallen kan een medewerker wel thuiswerken afdwingen. Een werkgever moest een secretaresse een vergoeding van € 100.000 betalen, omdat de secretaresse niet thuis mocht werken en op het werk voor de secretaresse geen veilige werkplek voor handen was. (Kantonrechter Maastricht, 10 juni 2021)
Wetsvoorstel: “werken waar je wilt”.
Er is wel een wetsvoorstel aangenomen door de Tweede Kamer en wat nu ter goedkeuring ligt bij de Eerste Kamer, dat heet “Werken waar je wilt”. Als dit voorstel wet wordt kunnen medewerkers hun werkgever verzoeken om thuis te mogen werken. Werkgever kan dit verzoek haast eigenlijk niet afwijzen. Het criterium wat hierbij een rol speelt is: redelijkheid en billijkheid.
Het is belangrijk met elkaar afspraken te maken om bij gezamenlijke activiteiten van tevoren af te spreken of het fysiek of online gaat plaatsvinden. Vaak zie je bij bedrijven, zeker in het begin van de start met hybride werken, dat er een mix plaatsvindt tussen collega’s die fysiek bij elkaar gekomen zijn en een gedeelte van de collega’s die de vergadering dan online volgen. Dit is niet wenselijk. Je doet namelijk zowel de collega’s die fysiek bij elkaar zijn als de collega’s die op dat moment online zijn tekort.
Zijn er nog kantoortijden?
Andere vragen die je met elkaar moet bespreken zijn of je collega’s bijvoorbeeld buiten “kantooruren” mag storen? Zijn er nog wel “kantooruren”? Spreek je bloktijden af? Dat betekent een periode op de dag waarop in principe iedereen bereikbaar is.
En als je collega’s een mail of een whatsapp stuurt, hoelang duurt het waarop je een antwoord mag verwachten van jouw collega. Is dat een kwartier, een dag of twee dagen?
Corona heeft ervoor gezorgd dat thuiswerken een grote vlucht genomen heeft en dat terwijl bij veel bedrijven al jaren gesproken werd over “het nieuwe werken”. Online lesgeven, vergaderingen online, zelfs theatervoorstellingen bijwonen online, nam ineens een grote vlucht.
Thuiswerken is een blijvertje
Thuiswerken zal, zo is de verwachting, ook een blijvertje zijn. 33% van de medewerkers wil graag blijven thuiswerken. Als reden werd vooral aangegeven het besparen van reistijd en niet meer in de file of in het drukke openbaar vervoer staan.
Hybride werken is meer dan een laptop beschikbaar stellen
Belangrijk is om te beseffen dat hybride werken meer is dan alleen medewerkers de gelegenheid geven om vanuit huis in te loggen op het bedrijfsnetwerk. Er komt heel veel meer bij kijken. Een van de belangrijkste wijzigingen is de stijl van leidinggeven en controles. Thuiswerken moet geen doel op zich zijn, maar een onderdeel van de strategie van de organisatie.
Leidinggeven op afstand: schaapherder wordt imker
Bij leidinggeven op afstand is het meer dan ooit belangrijk om je druk te maken als leidinggevende over de uitkomst van het werk. Veel meer dan hoe de uitkomst bereikt wordt.
Vaak wordt de metafoor gebruikt dat de positie van de leidinggevende moet veranderen van een schaapherder naar een imker.
Een schaapherder is eigenlijk constant bezig met zijn kudde en zoekt uit waar de kudde naar toegaat en waar de kudde loopt, is bezig om de kudde bij elkaar te houden, terwijl een imker zich nauwelijks met de bijen bemoeit, maar zich meestal bezighoudt met het scheppen van randvoorwaarden. En als de randvoorwaarden in orde zijn dan heeft een imker bij wijze van spreken niet veel meer te doen en moet hij of zij pas weer in actie komen als het nodig is. Bijvoorbeeld de bijenkorf staat op de verkeerde plek of de geproduceerde honing moet verwijderd worden.
Thuiswerken en dataveiligheid
Bij thuiswerken moet ook extra aandacht besteed worden aan de veiligheid van het bedrijfsnetwerk. Bij Tulip Elite hebben wij extra maatregelen genomen naast onze bedrijfsbeveiligingen zodat wij met een gerust hart kunnen zeggen dat de kans op datalekken en de veiligheid van ons bedrijfsnetwerk bij de medewerker thuis van hetzelfde hoge niveau is als het netwerk op onze kantoren. Overigens zijn het onze opdrachtgevers die thuiswerken wel of niet kunnen toestaan.
Hoeveel dagen thuiswerken?
De meerderheid van de medewerkers hebben aangegeven thuiswerken niet meer te willen missen. Aangeraden wordt het thuiswerken te beperken tot 2 of 3 dagen. Zo houden de medewerkers namelijk nog voldoende binding met het bedrijf.
Ziekteverzuim neemt dat toe of neemt dat af als medewerkers meer mogen thuiswerken?
Helaas is daar nog geen duidelijke conclusie uit te trekken. De twee voorliggende jaren werden gekenmerkt door Corona maatregelen en als je al niet kan werken of niet naar kantoor mag komen dan hoef je je ook niet ziek te melden. Wel lijkt het erop dat er van hybride werken een positief effect uitgaat en dat met name re-integratie kosten aanzienlijk dalen. (HumanTotalCare)
Productiviteit neemt toe bij thuiswerken
Een aantal studies laat opmerkelijke productiviteitsverbeteringen zien als medewerkers thuis werken. Ze worden productiever. Dat komt vooral omdat er minder afleidingen zijn van collega’s. Je kunt zelf bepalen wanneer je pauzes neemt. Minder omgevings-/kantoor geluiden die concentratie bemoeilijken. Er worden meer telefoontjes per uur afgehandeld.
De productiviteit neemt tussen de 14% en 25% toe. Opvallend is dat vooral oudere medewerkers (boven de 35 jaar) een hogere productiviteitsstijging laten zien dan de jongere medewerkers.
Zie bijvoorbeeld onderstaand artikel:
https://www.cfpb.nl/kennis/publicaties/thuiswerk-productiever-dan-kantoorwerk/
Medewerkers werken meer als ze thuiswerken
Joost Ardts heeft berekend dat thuiswerkers gemiddeld 1,5 uur per week langer werken. (Joost Ardts, Hoe zit dat nu eigenlijk?)
Minder kantooroppervlakte nodig
Het aantal werkplekken kan bij thuiswerken dalen van 1,2 werkplek per medewerker naar 0,75 werkplek per medewerker.
1 dag thuiswerken bespaart de Nederlandse economie 4 miljard euro per jaar volgens PWC. Die besparing zit dan vooral in minder kantoorruimte, minder files en minder uitstoot.
Conclusie:
Hybride werken levert veel voordelen op. Voor een callcenter als Tulip Elite is thuiswerken eenvoudig te realiseren, omdat wij alle gesprekken en alle activiteiten van onze medewerkers al op een centraalpunt kunnen monitoren. Wij hebben veel aandacht geschonken aan de beveiliging van de systemen van onze medewerkers, zowel bij ons op de kantoren als bij de medewerkers thuis. Hun thuiscomputers worden ook doorlopend gecontroleerd op cyberaanvallen en hackers, net zoals onze computersysteem op de kantoren doorlopend gemonitord worden.
De opdrachtgever van Tulip Elite bepaalt of er thuisgewerkt mag worden.
Uitgangspunt bij Tulip Elite blijft wel dat de opdrachtgever bepaalt of er wel of niet thuis gewerkt mag worden. Door thuiswerken toe te staan is het wel voor ons als callcenter eenvoudiger geworden om nog ruimere openingstijden aan onze opdrachtgevers aan te bieden. Ruimere openingstijden is iets wat wij veel bedrijven aanraden, omdat elke keer weer duidelijk wordt dat de klanten van onze klanten, jouw klanten dus, dat nog steeds heel erg waarderen.