Voor cliënten is het soms een hele uitdaging om telefonisch de dienstdoende thuiszorgmedewerker te bereiken. De ‘roulatiemobiel’ is niet bereikbaar omdat een medewerker haar handen vol heeft, de medewerker met schakeldienst heeft zich verslapen, de telefoniste is onbekend met individuele cases of de cliënt heeft een lijst met alle persoonlijke mobiele nummers en heeft geen idee wie er dienst heeft. Thuiszorgorganisaties zijn zoekende naar een passende oplossing, alleen hebben de kennis vaak niet in huis. Met de roosterapplicatie kunt u eenvoudig een oplossing vinden voor uw uitdagingen binnen uw organisatie.
Goede bereikbaarheid in de zorg
Thuiszorgorganisaties realiseren zich dat een goede bereikbaarheid van de zorgteams van groot belang is, maar worstelen met de inrichting daarvan. Vooral bij acute zorgvragen kan dit tot vervelende of zelfs levensbedreigende situaties leiden. Er is speciaal voor thuiszorgorganisaties een slimme communicatie oplossing gevonden waarmee medewerkers optimaal bereikbaar zijn en daarnaast privé niet gestoord worden. De omloop van telefoonnummers is vaak niet efficiënt ingericht, waardoor cliënten niet de juiste medewerker of überhaupt wel iemand aan de lijn krijgen. Dit leidt tot een verstoorde relatie tussen cliënt en de organisatie. Hoe zorgt u voor een goede verstandhouding tussen organisatie en cliënt? Dit is een vraag die zorginstellingen zich constant moeten afvragen.
Bereikbaarheid gekoppeld aan het rooster
De meeste thuiszorgorganisaties maken gebruik van een planning pakket, bijvoorbeeld Ons van Nedap of Caress van PinkRoccade, om medewerkers in te roosteren. Door een nieuwe online applicatie kan er een koppeling worden gemaakt met dit rooster. Gesprekken naar het centrale teamnummer worden conform het dienstrooster automatisch doorverbonden met de mobiele telefoon van de dienstdoende medewerker. Mocht deze niet in staat zijn het gesprek te beantwoorden dan wordt het gesprek vervolgens aangeboden bij een directe collega of de telefoniste. Cliënten krijgen zo via één telefoonnummer direct de juiste medewerker aan de lijn.
Opnemen van gesprekken
Inkomende gesprekken kunnen optioneel worden opgenomen met Online Call Recording. Via een webportal kunnen opgenomen gesprekken snel een eenvoudig teruggevonden en beluisterd worden. In geval van calamiteiten kunt u de opnames downloaden en ter beschikking stellen aan hulpdiensten. Doordat u in het bezit bent van de volledige gesprekshistorie kunt u eenvoudig incidenten en klachten evalueren. Hierdoor kan de organisatie sneller schakelen en zal de klanttevredenheid toenemen.
Online beheeromgeving
Ten slotte kan de beheerder kan via een webportal 24 uur per dag, 7 dagen per week instellen hoe gesprekken beantwoord moeten worden. In deze gebruiksvriendelijke tool kan de beheerder daarnaast het dienstrooster beheren en wijzigen of een aangepast rooster uploaden. Binnen enkele minuten zijn de instellingen aangepast en geactiveerd en volgen bellers de nieuwe routering. Via het webportal kunnen ook managementstatistieken worden opgevraagd, die inzicht geven in de hoeveelheid belverkeer, gemiddelde gespreksduur, piekmomenten, verdeling van belverkeer over locaties en medewerkers. Hierdoor kan de efficiëntie van de organisatie direct worden gemeten
Wilt u ook uw bereikbaarheid optimaliseren? Mtel gaat graag met u in gesprek over hoe wij dit gerealiseerd hebben bij klanten als Lelie groep en Pieter van Foreest.
