De voordelen en het gebruiksgemak van Tangelo worden ook door de rijksoverheid in steeds bredere kring gezien en omarmd. Juist in organisaties waarbij op verschillende plaatsen aan een einddocument wordt gewerkt, bewijst de software zijn waarde. Inmiddels werken onder meer alle twaalf ministeries met Tangelo voor het maken en publiceren van financiële Kamerstukken. “Wij horen van iedereen terug dat het heerlijk is om altijd de meest recente versie te hebben. Dat klinkt basaal, maar dat is het niet als je met zoveel mensen en stukken werkt,” zegt Stephanie Kriek, Senior Beleidsadviseur bij het ministerie van Financiën.
Net op tijd
Begin dit jaar, net voor de uitbraak van COVID-19, is de implementatie naar alle ministeries afgerond. “Managers zijn super blij dat we dit systeem hebben, omdat we nu niet fysiek bij elkaar kúnnen zijn. Het is strak en overzichtelijk en gaat soepeler dan ooit. De doorlooptijd is bijna gelijk, maar er is meer tijd en ruimte om te perfectioneren. Last minute zijn er altijd wijzigingen, maar er is nu veel meer rust,” zo ervaart Kriek.
Ministerie van Financiën
In 2018 selecteerde het ministerie van Financiën als eerste Tangelo software voor het produceren en publiceren van de belangrijkste financiële documenten. In 2019 werd het belangrijkste document, de Miljoenennota, er voor het eerst mee gemaakt. Dit voorjaar volgden onder meer de correcties op de begrotingen en afgelopen mei het financiële jaarverslag van alle ministeries. Aan de implementatie ging wel een cultuuromslag vooraf. Het proces voor het maken van de Kamerstukken was namelijk al zeventien jaar hetzelfde: rondsturen van stukken in Word, weinig grip op de laatste versie, pen correcties op de eerste druk en dan na een intensieve periode naar de drukker en hopen dat je niets vergeten bent.
Er zijn de nodige pogingen gedaan om anders te werken, maar die hebben nooit tot resultaat geleid. Waarom lukte het nu dan wel? “Ik heb al aardig wat implementaties gedaan. Tangelo is simpelweg een goed product en we zijn allemaal steeds meer online georiënteerd. Inloggen in de cloud is normaal geworden,” verklaart Kriek het succes.
Fysieke aanwezigheid niet langer nodig
Tangelo is steeds per drie ministeries tegelijk uitgerold, gebruikt en geëvalueerd. De leermomenten van elke implementatie kwamen ten goede aan de volgende reeks. Na ruim een jaar was de software binnen de twaalf ministeries in gebruik. Net voordat Nederland massaal thuis ging werken. Stephanie Kriek: “We hadden dit gewoonweg nu fysiek niet kunnen doen. Er was vooral het besef ‘wow wat fijn dat dit er al is’. Laatste wijzigingen doorgeven aan de drukker, maar heb ik wel de laatste versie? Nee, fysiek contact was een must voor de manier waarop we werkten. Dat probleem waren we nu gelukkig een stap voor met Tangelo.” Het ministerie van Financiën heeft inmiddels zelf een helpdesk ingericht voor de andere ministeries. Het systeem bleek in de praktijk zo intuïtief dat de eigen medewerkers de ondersteuning konden overnemen. Ook zijn diverse video tutorials gemaakt voor de gebruikers.
Zelfde eindproduct, ander proces
Zo’n 90 procent van alle documenten die in Tangelo gemaakt worden, betreft wettelijke stukken. Elk document heeft een coördinator, die de taken verdeelt onder de mensen die eraan meeschrijven. Door dit vast te leggen in het systeem, weet elke gebruiker precies wat er van hem of haar verwacht wordt. Het gevolg? Geen hectische, verwarrende eindsprint meer, maar een proces waarbij je altijd door kunt werken en niet op anderen hoeft te wachten. Gebruikers hebben zo langer de tijd om hun werk te perfectioneren en raken niet verstrikt in versie problemen. Groot voordeel is ook dat last minute correcties rechtstreeks kunnen worden doorgevoerd. Dat voorkomt verschrijvingen en misverstanden in de overdracht.
Inzicht en overzicht
Bij de grootste veranderingen in het proces staat versiebeheer met stip op één. Ook de vormgeving is aangepakt: er worden tussentijds geen Word-versies meer gestuurd naar de ministers, maar mooi opgemaakte Kamerstukken. De samenwerking tussen afdelingen die aan een document werken is efficiënter, want het werk wordt verdeeld en vastgelegd. Departementen bepalen zelf wie wanneer toegang krijgt en welke rollen gebruikers hebben. Kriek: “Er zullen ongetwijfeld nog wel papieren versies circuleren, maar wijzigingen vinden alleen in Tangelo plaats. De Controlediensten hebben veel meer inzicht, kunnen discussies volgen en zien wat er met hun commentaar is gebeurd. Er zijn geen schaduwadministraties meer.”
Wordt vervolgd
Vanwege het succes is de Digitale Auteursomgeving niet langer een project, maar verdient het een vaste plek in de organisatie. De volgende stap in de ontwikkeling is een directe koppeling met de financiële systemen, waar tabellen nu nog gekoppeld zijn met Excel spreadsheets die een user uploadt naar Tangelo. Daarna volgt het zelf kunnen publiceren, via de exportfunctie die Tangelo al kent. Stephanie Kriek: “Zo komen we stap voor stap dichter bij een steeds sneller, efficiënter en foutloos proces. Dat voorkomt veel ergernis en overbodig werk. We kijken ernaar uit om dit met Tangelo Software als partner uit te rollen. Partners zijn belangrijk in ons ecosysteem. Zeker als ze zoals jullie geduldig zijn en werkelijk servicegericht.”
Click here for the English version of this use case.
