Bij veel bedrijven en instellingen is dat wel degelijk een gedachtegang. Men wordt daarbij niet geremd door enige praktijkkennis. Tel daarbij de halve verhalen op die zij van concullega’s horen en een mislukking is gegarandeerd.
Op het eerste oog zult u het niet geloven, maar een planningssysteem kent een grote gelijkenis met een auto. Beide kunnen u naar een bestemming brengen. Een auto naar een plaats, een planningssysteem naar een optimaal rooster. Echter, om veilig, efficiënt en met een grote mate van gemak op de plaats van bestemming te komen, heeft u toch wat meer nodig dan enkel een auto.
Inmiddels is het bijna een automatisme, we stappen in de auto en “we doen maar wat”. Toch is al die routine opgebouwd met kennis. Zo weet u aan welke regels van de wegenverkeerswet u zich moet houden. Tijdens uw rijles leerde u hoe u soepel door het verkeer kon stromen. En in de jaren daarna heeft u wellicht door schade en schande geleerd hoe uw auto zich verhoudt tot de ingeschatte breedte van de parkeergarage.
Op enig moment heeft u besloten om een auto te kopen (of te leasen). Na wat proefritten werd het besluit genomen. Maar daarvoor heeft u al nagedacht waar u de auto voor gaat gebruiken. Enkel stadsverkeer, woon-werkverkeer, of auto voor vakantie en moet deze dan de caravan trekken? Of wordt de auto ook gebruikt voor uw hobby windsurfen? Het laat zich raden dat voor elk doel een ander soort auto meer geschikt is.
Dus om veilig, efficiënt en met een grote mate van gemak op de plaats van bestemming te komen, heeft aardig wat voeten in de aarde gehad. Had u besloten om op uw 18e verjaardag een Porsche 911 aan te schaffen zonder de bovengenoemde stappen…….. Enfin, u begrijpt wat ik wil zeggen.
Dus waarom zou u dan wel planningssoftware aanschaffen zonder u zich hierin te verdiepen? Vanuit PlanMen begeleiden we softwareselectietrajecten altijd volgens een vast proces.
Stap 1 Heden en toekomst
Inventariseer hoe uw planningsprocessen nu zijn ingericht en hoe uw organisatie zich de komende 3-5 jaar zal gaan ontwikkelingen.
Stap 2 Blauwdruk
Beschrijf uw ideale toekomstbeeld van de planningsprocessen. En leg in een pakket van eisen (PvE) vast aan welke eisen de software moet voldoen.
Stap 3 Selectie
Stuur uw PvE naar de diverse leveranciers en stel op basis van de uitkomsten een shortlist op.
Stap 4 Demonstraties
The proof is in the pudding. Geef uw roosterinput aan de leveranciers en laat hen zien wat voor rooster zij kunnen maken. Zo krijgt u inzicht in de werkwijze en de efficiëntie van de software.
Stap 5 Business Case
Vraag bij minimaal twee leveranciers een offerte op inclusief een business case.
Deze werkwijze helpt u om een keuze te maken die:
- Aansluit bij uw organisatorische veranderingen voor de komende 3-5 jaar;
- Past bij de branchespecifieke werkwijze die uw organisatie heeft;
- Binnen het gestelde budget past.
Mark Elschot | PlanMen
Wilt u hierover meer weten, vult u dan ons contactformulier in.
Tijdens ons Workforce Management congres op 17 september presenteert één van onze collega’s een sessie hoe u optimaal gebruik kunt maken van planningssoftware.
