Afgelopen April bezocht ik samen met mijn broer Bob het kantoor van onze Surinaamse partner Alembo. Wij hebben daar zelf een team van assistent-accountants, secretaresses en administrateurs. We waren allebei zeer onder de indruk van de professionaliteit en de arbeidsethos van de mensen daar.
Met het directieteam van Alembo en samen op de terugvlucht hebben we gediscussieerd over de kantoorfunctie van (installatie)bedrijven. We kwamen samen op drie redenen voor bedrijven om te overwegen de kantoorfunctie te verplaatsen naar een gebied over zee. Wij noemen dat offshoren. Hierna ga ik eerst in op het verschil tussen outsourcing en offshoring. Daarna geef ik de drie redenen voor (installatie)bedrijven om delen van de werkzaamheden die doorgaans ‘op kantoor’ plaatsvinden te offshoren.
Het verschil tussen outsourcing en offshoring
De meeste mensen kennen het begrip outsourcing en verbinden dit met India of de Filipijnen. Bij outsourcing gaat het er om dat delen van het bedrijfsproces zijn overgedragen aan een andere partij. Zo laat Coca Cola hun partners de cola maken, in flessen doen en verder distribueren. Coca Cola maakt dus helemaal geen cola, maar is vooral een marketingbedrijf.
Andere bedrijfsprocessen die doorgaans geoutsourced worden zijn IT ondersteuning – aan je lokale IT leverancier. Of administraties – aan je accountant.
Bij offshoring gaat het er om dat mensen voor jouw organisatie werkzaam zijn, maar vanuit een andere plek. Een plek waar de arbeidsmarkt niet zo overspannen is als in Nederland. De bedrijfsprocessen blijven dus binnen jouw eigen organisatie. Het voordeel hiervan is dat je controle houdt over het proces. En bij kleine bedrijven is het handig dat, omdat het proces niet in beton is gegoten zoals bij Coca Cola, het bijsturen gemakkelijker gaat dan wanneer dit wordt uitgevoerd door een partner.
En dan nu de drie redenen om de kantoorwerkzaamheden te offshoren:
1. Er zijn genoeg werkzoekenden
De arbeidsmarkt in Nederland is al enige jaren overspannen. Bij onze klanten maken we regelmatig mee dat mensen op het laatste moment toch niet komen – soms zelfs nadat het arbeidscontract al is getekend! De redenen lopen uiteen, maar vaak krijgen ze een vernieuwde aanbieding van hun huidige werkgever, omdat die in deze markt toch zijn of haar goede mensen wil behouden. In andere landen is (nog) geen sprake, of in veel mindere mate, van een overspannen arbeidsmarkt. Wij zijn zelf gestart in Suriname, voornamelijk omdat we daar een betrouwbare partner hebben gevonden. Andere landen die geschikt zouden zijn, zijn bijvoorbeeld Zuid-Afrika, Marokko of Turkije. Het voordeel van deze landen is, is dat daar veel Nederlands sprekende mensen wonen die graag voor een Nederlands bedrijf willen werken.
Minder geschikt voor bijvoorbeeld de installatiebranche zijn landen als India of de Filipijnen. Hier wordt Engels gesproken. De mensen daar zijn wel inzetbaar bij administratief invoerwerk, of programmeerwerk van technische installaties.
2. De kosten zijn lager
Let wel: de infrastructuur kosten nemen toe. Wij moesten ons eigen IT systeem aanpassen, omdat wij willen dat de mensen in Suriname werken op onze eigen servers. Het is hen onmogelijk gemaakt om lokaal gegevens op te slaan. Overigens is de internetverbinding prima, dus zij werken net alsof zij zelf in Nederland werken.
De kosten van de mensen zelf nemen wel af. De salarissen liggen nou eenmaal lager. Wij besparen zelf meer dan 30% per jaar van onze salariskosten.
3. Het professionaliseert je werkprocessen
De mensen die je inhuurt zijn zelf al getraind of worden getraind door een goede lokale partner op het overnemen van processen en hoe procedures werken. Veel offshoring partners hebben zelf standaarden ontwikkeld die gericht zijn op het zo goed en professioneel overnemen van processen. Maak hier gebruik van!
Wij hebben deze kennis gebruikt om onze eigen interne processen te optimaliseren en waar nodig aan te passen.
Onze medewerkers daar hebben eerst meegekeken bij een uitleg en meegeschreven en hebben dit daarna uitgewerkt in een schriftelijke procedure. Nadat wij die hebben goedgekeurd, zijn zij begonnen om de processen ook op die manier uit te voeren.
Het resultaat: prima uitgewerkte processen waardoor iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Geschreven door: Gerd Van ’t Hul, Adviserend Accountant. Gerd en Bob Van ’t Hul zijn partners van het succesvolle Accountancybureau Van ‘t Hul adviseurs, fiscalisten en accountants.
