Bij VANAD zorgen wij dat werken in klantcontact interessant en uitdagend is voor onze medewerkers. Dit doen wij door terugkerend en eenvoudig contact te automatiseren en onze mensen het echte verschil te laten maken. Dit geldt ook voor onze eigen processen. Onze recruitment afdeling is nu bezig om van processen met veel papierwerk en e-mails een geautomatiseerd proces met taken en verantwoordelijkheden te maken. De hoogste tijd om in gesprek te gaan met Kelly, recruiter bij VANAD Engage.
“De grootste verandering is dat wij nu alles doen via Microsoft 365. We bouwen flows die je kunt koppelen met Teams en deze koppel je weer aan de verantwoordelijke personen. Taken worden zo aan de juiste persoon toegewezen en vormt de basis van ons nieuwe digitale werkproces. De pandemie heeft dit proces voor ons versnelt. Doordat het meeste werk nu is gedigitaliseerd hebben we meer tijd over om aandacht te geven aan de mensen. Daar waar de aandacht hoort te liggen.”
Aandragen van nieuwe medewerkers
“Member Get’s Member (MGM) is één van onze wervingskanalen. Als een bestaande medewerker een kandidaat aandraagt en deze wordt aangenomen, ontvangt de huidige werknemer hiervoor een bonus. Op de campus staan zuilen. Mensen kunnen op een kaartje gegevens opschrijven en in de totempaal doen. Iedere dag gingen wij alle totempalen langs om te kijken of er kaartjes in lagen. Nu iedereen vanuit huis werkt, worden deze zuilen niet meer gebruikt.
Een andere manier was het invullen van een digitaal formulier en deze vervolgens per e-mail naar de afdeling recruitment versturen. Maar ook werden er e-mails gestuurd naar ons persoonlijk of ons algemene recruitment e-mailadres of werden we gebeld en dan is het soms lastig terug te halen hoe iemand binnengekomen is. Veel onnodig en tijdrovend werk.
Het MGM-proces is nu ingeregeld in Microsoft 365. Met een digitaal formulier kunnen nieuwe collega’s aangedragen worden. De indiener krijgt direct een e-mail en ook de kandidaat die aangedragen is, krijgt een e-mail met de vraag of deze alvast zijn of haar CV wil toesturen.”
Papierwerk tijdens sollicitatie
“Bij een juiste match volgt een sollicitatiegesprek. En hierbij volgen altijd een aantal formulieren die ingevuld dienen te worden. De papieren werden daarna geregistreerd, werden overgedragen aan HR en vervolgens moesten zij alles inscannen en opslaan. Dit ging allemaal via e-mail en handmatig, wat natuurlijk foutgevoelig is.
De taaltoets werd al eerder via forms digitaal gemaakt. Dit was een losstaand formulier en moest apart geraadpleegd worden. Deze is nu meegenomen in het overzicht van resultaten, zodat wij deze kunnen bewerken en wij ontvangen een melding zodra er een actie vereist is.
Wat hetzelfde is gebleven, is het sollicitatiegesprek. Verder gaat alles nu automatisch, met flows en taken in Teams.”
Beschikbaarheid van nieuwe medewerkers
“Iedereen die aangenomen wordt, vult een beschikbaarheidsformulier in. Deze formulieren werden vervolgens gescand en gemaild naar onze Work Force Management afdeling.
Stap 1, de beschikbaarheid van de medewerkers, rollen wij nu organisatie breed uit. Wij hebben het formulier gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De kandidaat vult deze in, ontvangt een bevestiging, recruitment ontvangt een kopie en de planners krijgen een taak toegewezen in Teams. Eenvoudiger wordt het niet!
De volgende stap is het digitaliseren van alle persoonsgegevens die nodig zijn voor het contract. Dit vraagt om een strikte aanpak in verband met AVG.
Ik denk dat het belangrijkste voor het contact met de nieuwe medewerkers is, dat ze gelijk wat van ons te horen krijgen. Geautomatiseerd door Microsoft 365 in plaats van mailtjes versturen via Outlook. Dit draagt ook bij aan onze AVG werkwijze en ISO certificering. Inmiddels zijn ook onze collega’s van de salarisadministratie aangehaakt. Alle gegevens van de nieuwe collega’s worden doorgezet middels taken voor registratie en verwerking.”
Wil je hulp bij het doorvoeren van veranderingen in opleiding, processen, technologie en communicatie in jouw organisatie? Neem dan contact op met Inke Lunenberg via inke.lunenberg@vanadgroup.com of 06 46 29 02 17
