Ondanks de groeiende bekendheid en inzet van uitbesteding aan VA’s, gaan er nog een aantal mythes rond over virtuele assistenten. Door deze misconcepties aan te nemen als feiten, lopen ondernemers een effectieve oplossing voor hun werkdruk en sneller willen groeien dan mogelijk, mis. In dit artikel leggen wij uit wat de mythes inhouden en hoe de realiteit in elkaar steekt.
Een virtuele assistent (VA) inhuren zorgt ervoor dat jij als ondernemer meer tijd overhoudt voor belangrijke zaken waar je energie van krijgt. Het uitbesteden van administratie en randzaken krijgt steeds meer bekendheid en is volgens Ernst & Young vooral in de financiële sector al een veelgebruikte manier om intern de focus te leggen op activiteiten die waarde creëren.
1. Virtuele assistenten doen alleen administratie
Hoewel administratieve taken zich perfect lenen voor outsourcing (het is een herhalend proces, dat vaak niet binnen de expertise of interesse van de ondernemer ligt), is dit zeker niet het enige dat een assistent kan overnemen. Een aantal niet-administratieve werkzaamheden die een virtueel assistent voor je kan oppakken is zeer divers en zijn:
- Het bijhouden van klantcontact (e-mails beantwoorden, telefoontjes beantwoorden, online chats, WhatsApp)
- Secretariële ondersteuning (agendabeheer, uitwerken van stukken, rapportages uitdraaien)
- Backoffice support (verwerken van orders, mutaties of retouren)
- Content management (plaatsen van blogs of artikelen op de site of product artikelen invoeren in CMS)
- Social media support (events inplannen, posts plaatsen, berichten beantwoorden)
- HR ondersteuning (contracten invoeren, CV’s bijwerken, CRM updaten)
- Marketing support (concurrentie onderzoek doen, koude acquisitie via LinkedIn berichten, nieuwsbrieven versturen, nabellen klanten)
- Bestellingen en boekingen plaatsen (voor relatiegeschenken, zakenreizen, boodschappen)
- Audio opnames uitwerken (bandopnames, podcasts)
- Privé zaken regelen (uitzoek werk vakantiebestemmingen, persoonlijke kadootjes, boodschappen, afspraken maken)
2. VA’s halen mijn prestaties omlaag
Omdat een assistent op afstand soms meer als buitenstaander dan als onderdeel van het team wordt gezien, bestaat er het vooroordeel dat een eigen werknemer betere prestaties zou opleveren dan een externe assistent. Niets is minder waar: Uit onderzoek blijkt dat de prestaties van het bedrijf hetzelfde blijven wanneer je de volgende zaken bijvoorbeeld zou uitbesteden aan een virtuele assistent:
- Back-office taken (boekhouding, loonadministratie, order verwerking etc.)
- Primaire activiteiten (bijvoorbeeld klantenservice)
- Ondersteunende werkzaamheden (zoals ICT diensten en marketing)
- Accounting (financiële rapportages en belastingzaken)
Uiteraard ligt het aan de expertise van de externe partij of zij bovenstaande kunnen waarmaken en/of er een goede onderlinge klik is waardoor de samenwerking prettig verloopt. De virtuele assistentes van Alembo zijn 9 alleskunners die minimaal HBO opgeleid zijn. Ze zijn staat zijn om snel te schakelen tussen projecten, hebben een brede werkervaring en expertise en zijn een kei in timemanagement om zo het werk en de tools snel eigen te maken.
Het wel of niet inhuren van een virtuele assistent zorgt er niet voor dat prestaties omlaag gaan. Niet als je dit door een professionele partij laat doen. Je zult er juist veel aan hebben en hierdoor nog beter presteren.
3. Ik heb geen budget voor een persoonlijke assistent
Als je business zo goed gaat dat je geen tijd hebt voor al je werkzaamheden, heb je hulp nodig. Goede hulp is kostbaar, in beide zinnen van het woord. Nu lijkt het voor sommige ondernemers een te grote investering om een extra paar handen in te zetten. Als je het zelf tijdens overuren doet kost het immers niets, toch? Op het eerste gezicht inderdaad niet.
De indirecte prijs hiervan is dan ook niet in de vorm van een factuur: door zelf extra uren te draaien of andere werkzaamheden uit te stellen, heb je minder tijd voor optimalisatie, uitbreiding en andere waarde creatie. Tijd is geld: hoe meer uren jij besteedt aan het zelf uitvoeren van de taken, hoe minder tijd je hebt voor je klanten en de kernactiviteiten van je bedrijf.
Bovendien besteedt een expert minder uren aan de taak waarvoor jij ze inhuurt. Ben jij bijvoorbeeld een hele dag bezig met boekhouding of contentbeheer? Een VA kan hetzelfde bereiken in minder tijd.
Je zult verbaasd zijn hoe snel je al taken kunt uitbesteden. Dit is een kwestie van goed in kaart brengen welke taken veel tijd kosten en daarna is het de kunst om dit goed over te dragen en te vertrouwen dat de externe partij dit goed voor je oppakt. Outsourcing via de virtuele assistenten van Alembo kan al vanaf 10 uur per maand – €220 en hoeft dus helemaal niet duur te zijn.
4. Ik heb niet genoeg werk uit te besteden
Ik heb niet genoeg werk om uit te besteden. Dat horen wij wel vaker. En als we dan goed doorvragen komen we erachter dat de ondernemer toch best veel klussen heeft die arbeidsintensief zijn. Misschien wil je niet de tijd nemen om het werk over te dragen, doe je het liever zelf of zie je op tegen uitbesteden. Dat begrijpen we heel goed. Als je er dan rustig voor gaat zitten en op een rijtje zet welke klussen teveel tijd kosten of waar je liever meer tijd aan besteedt, kom je al snel tot een aardig rijtje. Uiteraard moet je wel open staan om een ander jou te laten helpen en dat is niet voor iedereen weggelegd. Dit is ook afhankelijk van de groei fase van jouw bedrijf.
Hoewel online assistenten zeker als vaste verlenging van jouw bedrijf kunnen opereren, betekent dit niet dat je ze niet kunt inhuren voor een kleiner project of relatief weinig uur per maand. Je wilt immers ook kijken of dit voor jou werkt en of het bevalt. Via de inzet van Alembo’s Virtuele Assistent Zonder Zorgen (VAZZ) kun je bijvoorbeeld al een assistent inhuren voor 10, 20 of 40 uur per maand, ongebruikte uren meenemen naar de volgende maand en het abonnement maandelijks opzeggen.
Heb je dus werkzaamheden die te veel tijd kosten? Dan is een virtuele assistent juist een goede optie.
Klaar om een virtuele assistent in te huren?
Heb jij te veel te doen in te weinig tijd, of zie je op tegen een bepaalde taak? Neem dan contact met ons op (+31 (0)72 737 00 00 – reacties@alembo.nl) om werkzaamheden aan jouw persoonlijke assistent over te dragen. We bespreken graag jouw wensen en onze mogelijkheden in een kennismakingsgesprek.
