Offshoring en Outsourcing, het zijn kernbegrippen in het bedrijfsleven op dit moment. Hoewel er over het uitbesteden van werkzaamheden naar het buitenland voorheen nog veel twijfels en vooroordelen bestonden, heeft het succes van offshoring zichzelf inmiddels helemaal bewezen.
Het belangrijkste voordeel van offshoring is natuurlijk de fixe kostenbesparing die het bedrijven biedt, maar waar moet je verder nog rekening mee houden als je overweegt om offshoring toe te passen? En wat is nu precies het verschil tussen offshoring en outsourcing? In dit artikel leggen we je alles uit wat je moet weten over offshoring en hoe je kunt herkennen of offshoring past binnen jouw bedrijf.
Outsourcing vs Offshoring: wat is nu precies het verschil?
De concepten outsourcing en offshoring worden vaak door elkaar gebruikt, maar deze zijn zeker niet hetzelfde. Hoewel er wat overlap tussen beide concepten bestaat, zijn er een aantal belangrijke verschillen. We zetten de voornaamste voor je op een rij.
Wat is Outsourcing?
Outsourcing betekent dat bepaalde werkzaamheden of een gehele bedrijfstak van een organisatie, wordt uitbesteed aan een externe partij. Dit kan een persoon zijn, bijvoorbeeld een accountant, maar ook een bedrijf. De keuze voor outsourcing is vaak strategisch van aard en wordt vooral toegepast op werkzaamheden of bedrijfsprocessen die niet direct tot de kernactiviteit van de onderneming behoren. Hoewel outsourcing vaak geassocieerd wordt met buitenlandse, meestal goedkopere, bestemmingen zoals Azië of Centraal Amerika, hoeft dit zeker niet het geval te zijn.
Zo kan een bedrijf er bijvoorbeeld voor kiezen om de facilitaire zaken zoals het onderhoud of de schoonmaak van het pand, uit te besteden aan een andere partij in Nederland. Een ander bedrijfsproces dat vaak wordt uitbesteed aan een externe partij, is de klantenservice. Het voordeel hiervan is dat het bedrijf in kwestie zich volledig kan richting op haar kernactiviteiten, terwijl de kwaliteit van de uitbesteedde taken wordt gewaarborgd door een bedrijf met specialistische kennis op dit gebied.
Wat is Offshoring?
Offshoring verwijst daarentegen naar het uitbesteden van werkzaamheden of bedrijfsprocessen naar het buitenland. Zo kan een organisatie er bijvoorbeeld voor kiezen om de klantenservice van het bedrijf te verplaatsen naar een land met lagere lonen. Tegelijkertijd kan het bedrijf om efficiëntieredenen echter ook besluiten om supportwerkaamheden door één vestiging te laten uitvoeren die hier de juiste expertise voor in huis heeft.H
Nearshoring: outsourcing ‘vlak bij huis’ Tot slot is er ook nog een verschil tussen het uitbesteden van werk relatief dicht bij huis in vergelijking met ver weg. In het eerste geval spreken we van nearshoring; het tijdsverschil is dan meestal niet groter is dan 1-2u (bijvoorbeeld het verhuizen van de klantenservice naar Portugal). Wanneer het tijdsverschil of de afstand groter is en de werkzaamheden naar een ander continent worden verplaatst, noemen we het offshoring.
Wat zijn de voordelen van offshoring?
De snelle opkomst van offshoring en de massale toepassing ervan in het bedrijfsleven gebeurt natuurlijk niet voor niets: de voordelen van offshoring zijn enorm en hebben haar successen inmiddels ruimschoots bewezen. Hoewel er veel voordelen van offshoring zijn, beschrijven wij vijf aspecten die er het meest uitspringen.
1.Kostenbesparing door lagere lonen
De voornaamste reden waarvoor organisaties vaak kiezen voor offshoring, is natuurlijk de aanzienlijke besparing op (loon)kosten. Zo kan het verplaatsen van arbeidsintensieve processen naar bijvoorbeeld Suriname, enorm veel voordeel opleveren. Met uurlonen die aanzienlijk lager liggen in vergelijking met Nederland, kan het klantcontact tot wel 30% goedkoper uitvallen, zonder dat de kwaliteit van de werkzaamheden hierbij in gevaar hoeft te komen. Hierbij zit natuurlijk ook nog een flinke kostenbesparing op de overhead kosteninbegrepen, aangezien ook zaken als bedrijfspanden, energie en systeembeheer in het buitenland aanzienlijk goedkoper zijn dan in Nederland.
2. Toegang tot wereldwijde talent pool voor medewerkers
Naast het gunstige kostenaspect, is een belangrijke aantrekkingskracht van offshoring de mogelijkheid om getalenteerde medewerkers aan te trekken die lokaal wellicht niet beschikbaar zijn. Wat veel mensen niet weten is dat Suriname een zeer goede reputatie heeft wat betreft service gerichte werkzaamheden. Heb je de juiste kennis dus niet in huis of heb je geen budget om hierin te investeren? Dan is offshoring wellicht een uitkomst!
3. Focus op kernprocessen
Hoewel alle functies in een bedrijf belangrijk zijn om het te laten draaien, is het lang niet altijd noodzakelijk dat alle taken door het eigen personeel worden uitgevoerd. Door arbeidsintensieve processen uit te besteden naar goedkopere of efficiëntere locaties, kan het management en eigen personeel van het bedrijf zich volledig concentreren op kerntaken,zoals planning, strategiebepaling of innovatieprocessen die de winstgevendheid en het vooruitbrengen van het bedrijf bevorderen.
4. Flexibiliteit en beschikbaarheid van personeel
In veel gevallen heb je als bedrijf te maken met pieken en dalen als het gaat om kennis en personeel. Wanneer je vaste mensen in dienst hebt voor bijvoorbeeld software development of de administratie, zullen deze ten alle tijden doorbetaald moeten worden; dus ook als er tijdelijk minder werk is op deze afdelingen.
Een vierde voordeel van offshoring is dus dat pieken en dalen in personeelsbehoefte makkelijk opgevangen kunnen worden. Wanneer er op een bepaald moment bijvoorbeeld veel administriële taken liggen, kunnen deze binnen een afgesproken tijd door een offshore bedrijf worden opgepakt. Wanneer het werk later vermindert op dit gebied, kunnen deze offshore werknemers worden ingezet voor taken van een andere organisatie, waardoor je niet zoals bij vast personeel te maken hebt met werknemers die je ook de rest van het jaar in dienst moet houden. Tot slot bespaar je hiermee natuurlijk ook de kosten voor het werven van personeel en vermijd je de eventuele ontslagrisico’s.
5. Mogelijkheid tot uitbreiding naar nieuwe markten
Tot slot heeft de aanwezigheid van jouw bedrijf in het buitenland, zij het door offshoring, natuurlijk ook een positief effect op jouw naamsbekendheid en de zichtbaarheid van je bedrijf. Mocht je willen uitbreiden naar nieuwe markten of nieuwe klanten willen aantrekken, dan kan het uitbesteden van werkzaamheden in een ander continent natuurlijk ook op deze manier positief uitpakken.
Mogelijke nadelen en risico’s van offshoring
Na het lezen van alle voordelen van offshoring, begrijp je wel waarom bedrijven er massaal voor kiezen om bedrijfsprocessen uit te besteden naar het buitenland. Maar zoals bij alles zitten ook aan offshoring een aantal risico’s verbonden waar je rekening mee moet houden:
1.Communicatie als knelpunt
Wanneer je klantenservice in het buitenland zit, kun je je voorstellen dat dit de communicatie tussen jouw en je offshore krachten bemoeilijkt. Hou er dus rekening mee dat je goede afspraken maakt met je offshore partner in het buitenland en dat zij de juiste expertise bezit om een optimale klantenservice te bieden. Misverstanden wil je natuurlijk zo veel mogelijk voorkomen, dus de lange afstand en bijkomende communicatie uitdagingen is zeker iets waar je rekening mee moet houden wanneer je activiteiten wilt offshoren.
2. Cultuurverschillen van offshore-medewerkers
Met offshore-medewerkers aan de andere kant van de wereld, zijn ook cultuurverschilleneen belangrijke factor, waarmee je rekening moet houden bij offshoring. Zo kan een andere werkcultuur botsen met de werkwijze van jouw bedrijf en kunnen taalbarrières zorgen voor misverstanden op de werkvloer. Hoewel de verschillen in cultuur natuurlijk per land bepaald worden, is het bij het uitkiezen van je offshore bestemming slim om te bedenken welke (werk)cultuur bij jouw bedrijf en werkzaamheden zullen passen. Zo is het ene land waarschijnlijk geschikter voor fabricagewerk, terwijl mensen in een ander land juist bekend staan om hun servicegerichtheid en daarom perfect zijn voor klantcontactwerk. Daarentegen kunnen taalbarrières makkelijk worden opgelost door een offshore bestemming te kiezen die dezelfde taal spreekt als jouw bedrijf
3. Risico op kwaliteitsverlies
Zoals eerder genoemd maken lange afstand en eventuele culturele of taalbarrières de communicatie tussen jou en je offshore partner lastiger. Het risico op misverstanden en fouten wordt daarom vergroot. Daarnaast kan het ook zo zijn dat een dienstverlener in het buitenland niet het gewenste resultaat oplevert, of dit later dan de afgesproken deadline doet. Daarom is het enorm belangrijk dat je bij het uitzoeken van de juiste outsourcing / offshoring partner goede afspraken maakt over de taken die er moeten gebeuren. Houd er rekening mee, dat het maken van duidelijke afspraken en regels over communicatie en resultaten extra tijd kost. Dit verdient zich uiteraard terug, wanneer misverstanden of flops voorkomen kunnen worden.
Dus.. Is offshoring geschikt voor jouw bedrijf?
Nu je bekend bent met het begrip en de voor- en nadelen van offshoring, rest natuurlijk nog de vraag: Is offshoring een logische stap voor mijn bedrijf? En daarnaast ook: Wat moet je nu precies meenemen in je besluit om wel of niet aan offshoring te doen? Dit verschilt natuurlijk per bedrijf en is afhankelijk van je doelen, verwachtingen en de sector waarin je actief bent. Dat gezegd hebbende zijn er uiteraard wel een aantal criteria, waarvoor offshoring een uitkomst kan zijn. Je kunt je daarom afvragen of je bedrijf:
- Goed opgeleide of getrainde medewerkers nodig heeft, maar onvoldoende budget beschikbaar heeft voor het werven en selecteren van geschikte kandidaten;
- Tijdelijk personeel behoeft, of veel fluctuatie heeft in personeelsbehoefte;
- Zich voornamelijk wil richten op het onderhouden van het office- of kernteam en wellicht onvoldoende budget heeft om aanvullende medewerkers in dienst te nemen;
- (tijdelijk) opzoek is naar specifieke kennis voor het uitvoeren van werkzaamheden of het ontwikkelen van een nieuw product of service, maar hiervoor momenteel niet over de juiste expertise in huis (of lokaal beschikbaar) beschikt.
- bedrijfsprocessen heeft die goedkoper kunnen worden uitgevoerd in het buitenland, zonder dat dit zou leiden tot kwaliteitsverlies; dit kan je een kostenbesparing tot 30% opleveren.
Indien veel van onderstaande criteria op jouw bedrijf van toepassing zijn, is het wellicht beter om (nog) niet aan offshoring te beginnen of hier nog eens goed over na te denken, ook kun je je inschrijven voor onze studiereis naar Suriname, lees daar hier meer over: Caribbean Experience Suriname
- Je ziet op tegen cultuurverschillen en jouw bedrijf heeft er momenteel moeite mee om de eigen werknemers gestructureerd te laten werken.
- Jouw bedrijf heeft geen geschikte mensen (met de juiste ervaring) om offshore contacten te onderhouden en af en toe naar de offshore locatie over te laten vliegen om processen te aanschouwen en verbeteringen te bespreken.
- Je ziet op tegen de moeilijke communicatie met een partij in het buitenland en merkt dat de communicatie tussen de afdelingen binnen je bedrijf momenteel lastig gaat; voor offshoring is een goede organisatie van werkzaamheden noodzakelijk.
Hulp nodig bij offshoring?
Wanneer je na het lezen van dit artikel vragen hebt over de risico’s, voordelen of praktische zaken betreft offshoring, helpen we je graag verder. Teleperformance heeft met haar ruim 270 offshore locaties in onder meer Albanië, Costa Rica, de Filippijnen en Suriname ruimschoots ervaring met offshoring. Alle offshore ervaringen zijn opgesteld aan de hand vanbest-practices en na grondige analyse zijn de belangrijkste en essentiële voorwaarden, waarmee rekening moet worden gehouden, vastgesteld. Dit is wat Teleperformance Offshoring 2.0 noemt.
Deze blog is de eerste van twee artikelen rondom onze offshore activiteiten in Suriname. Houd onze website in de gaten voor het tweede deel, waarin we je alles vertellen over de voordelen en kansen van offshoring in Suriname. Alvast een voorproefje zien? Kijk dan eens naar onze Caribbean Experience Suriname, waarin je de kans krijgt om jezelf te ontwikkelen tot de offshore-expert die je helpt om de voordelen van offshoring voor jouw bedrijf volledig te benutten!
