Evenementen zijn in erg trek en komen in alle soorten en maten. In het zomerseizoen bezoeken we massaal festivals, maar ook de Nijmeegse Vierdaagse werd vorige week weer gelopen en krijgt landelijk veel aandacht. Of je nou een groot of een klein evenement organiseert, social media speelt een belangrijke rol tijdens evenementen. We delen foto’s dat we aanwezig zijn, stellen online vragen en we delen graag live onze ervaring. Social media helpen je met het breder bekendmaken van het event, maar zijn ook een middel om je event in de aanloop naar, tijdens en achteraf in goede banen te leiden. Reden genoeg om als organisator aan event monitoring te denken. In dit blog nemen we je mee in event monitoring aan de hand van een aantal voorbeelden.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Voor een evenement zijn we onder andere druk bezig alles op te zetten, te zorgen dat we de juiste vergunningen krijgen én zijn we bezig met veiligheid. Maar hoe zit het met social media, waar veel van je bezoekers zich zullen bevinden? In de aanloop naar het evenement zou social media al een onderdeel van het plan van aanpak moeten zijn. honderden of zelfs duizenden bezoekers komen op jouw evenement af. Toch kun je via social media vooraf al mogelijke problemen signaleren, waarop je je communicatie kunt afstemmen. Krijg je bijvoorbeeld vaak dezelfde vraag? Dan kun je ervoor kiezen een extra bericht naar je bezoekers te sturen, bijvoorbeeld per e-mail of via de eventpagina op Facebook.
MOJO events, organisator van vele concerten en festivals, maakt voor elk evenement dat zij organiseren een event aan op Facebook. Op deze event pagina’s worden bezoekers van het evenement op de hoogte gehouden van praktische dingen, zoals aanvangstijden. Hiermee bereiken zij bezoekers die naar het concert komen en zijn zij in staat om vooraf al zo veel mogelijk informatie te geven, waarmee het evenement soepeler verloopt.
Laat zien wat er gebeurt en ga het gesprek aan met je bezoekers
Het is zover. Je hebt maanden naar dit moment toegeleefd en de dag is eindelijk daar. De laatste puntjes worden op de i gezet en je bent er klaar voor. Voor social media bereid je je zoekopdrachten voor die relevant zijn voor jouw evenement. Dit is per evenement verschillend. Zo zal de organisatie van de Nijmeegse Vierdaagse zoeken op de officiële naam en hashtags, aangevuld met informatie over warmte en blessures. Bij een festival zullen de zoekwoorden meer richting het weer, alcohol- en drugsgebruik en escalaties gaan. Hou tijdens het evenement pieken in deze zoekopdrachten in de gaten en handel waar nodig. Laat bijvoorbeeld realtime een narrowcasting meedraaien, zodat je goed kunt zien wat er gebeurt.
Live verslag uitbrengen
De laatste ontwikkelingen op het gebied van social media maken het mogelijk om live te laten zien wat er tijdens je evenement gebeurt. Instagram Stories en Snapchat zijn populair, maar ook Facebook live wordt steeds meer gebruikt tijdens evenementen. Zo organiseerde Marktplaats kort geleden een evenement voor studenten die op zoek waren naar interieurinspiratie. Tijdens dit evenement ging Marktplaats live op Facebook, vanuit de A’DAM toren in Amsterdam.
KSF Nederland deed afgelopen november live verslag van hun jaarcongres middels een reeks tweets met een eigen hashtag: #ksfjaarcongres.
.@BenTiggelaar_BT houdt ze wakker tijdens het #KSFjaarcongres! pic.twitter.com/Jdp7VKeDhJ
— KSF Nederland (@KSFnederland) November 24, 2016
Dit viel in smaak bij mensen die hier niet bij aanwezig konden zijn.
Leuk om #ksfjaarcongres via Twitter te volgen als je er niet bij kan zijn. @klantcontact_nl . Ben ik er toch een beetje bij
— Bas Heinen (@BasHeinen) November 24, 2016
Uiteraard zijn ook andere platformen als Instagram (Stories) en Snapchat goede media om tijdens een event te gebruiken. Maak hier vooraf keuzes in en verwijs duidelijk naar de platformen.
Reactieve versus proactieve webcare
Webcare is inmiddels gemeengoed geworden en ook tijdens evenementen banen mensen zich een weg naar social media met (praktische) vragen en klachten. Niet reageren is niet meer van deze tijd. Reageer daarom op berichten die aan jou gericht zijn en help je bezoeker op weg, zoals in onderstaand voorbeeld van festival Mysteryland.
Ben je wel bij de campingingang afgezet? Je kunt niet via het terrein naar de camping als je nog geen campingbandje hebt.
— MYSTERYLAND (@mysteryland) August 27, 2016
Het Nederlandse Rode Kruis gaat hierin nog een stapje verder. Door middel van het monitoren van de juiste woorden, zijn zij tijdens de Nijmeegse Vierdaagse in staat om proactief online hulp te verlenen.
Veel plezier vandaag met lopen en hopelijk blijven je klachten weg. Toch pijn ? Ze helpen je graag bij een verzorgingspost! ^EU
— Rode Kruis (@RodeKruis) July 19, 2017
Bij elke medische verzorgingspost is er ook een watertappunt! #handigomteweten ^BS
— Rode Kruis (@RodeKruis) July 18, 2017
Bij Pinkpop zagen we dit jaar dat er melding werd gemaakt van een brandje in het publiek. Doordat Livecrowd, die op dat moment de webcare voor Pinkpop op zich nam, dit vroegtijdig signaleerde, was de organisatie in staat snel te handelen.
Hi, Martijn hier. Kan je iets specifieker zijn?
— Livecrowd Nederland (@livecrowdNL) June 5, 2017
Analyseren: ken je sterke en zwakke punten
Na het evenement verleen je een stukje nazorg via social media. Zo zijn er altijd mensen die hun ervaring met je willen delen. Grijp feedback van gasten aan om het volgend jaar nóg beter te organiseren.
Hii Monica van Livecrowd hier, Jammer dit te horen. We gaan het doorgeven, als je meer feedback hebt horen wij dit graag!
— Livecrowd Nederland (@livecrowdNL) June 4, 2017
Daarnaast ben je in staat een analyse te maken van je eigen event, door een rapport met activiteit uit te draaien. Waar spraken we over tijdens het event? Hoeveel berichten waren aan ons gericht? En hoeveel klachten en complimenten zijn er binnengekomen? Wanneer je vaker een evenement organiseert, ben je in staat de resultaten van voorgaande jaren met elkaar te vergelijken, zoals bijvoorbeeld onderstaande grafiek van Buzzcapture over het volume rondom Pinkpop.
Analyses geven je de mogelijkheid om verbeterpunten en successen te meten en van hieruit verder te ontwikkelen tot een nóg succesvoller evenement.
Dit artikel verscheen eerder via OBI4wan.
