Wel of niet outsourcen, bij veel bedrijven komt deze vraag vroeg of laat voorbij. Welke misverstanden over outsourcing bestaan er en zijn deze terecht? Lees in dit artikel de 10 meest bekende misverstanden over outsourcing en of deze terecht of onterecht zijn.
1. Controleverlies door outsourcing
Door outsourcing ontstaat ‘controleverlies’, wat negatieve effecten heeft op de gewenste resultaten. Werk op afstand laten uitvoeren hoeft zeker niet te lijden tot controleverlies en daardoor tegenvallende resultaten. Alles valt of staat bij het goed inregelen van de samenwerking en duidelijke afspraken maken.
Outsourcing zorgt voor verandering en het anders managen van processen. Medewerkers moeten wennen dat het werk op afstand wordt uitgevoerd. Dit kan complex zijn, maar dat hoeft niet. Een goede begeleiding, voorbereiding en transparantie in wat er met elkaar is afgesproken helpt aanzienlijk bij het managen van een goede output en reduceren van risico‘s.
Dat controle afneemt door outsourcing is een begrijpelijke gedachte, u kunt echter gewoon controle blijven uitoefenen op afstand. Een kwestie van goed inregelen en middels een pilot toetsen. Een goede outsourceleverancier zal dit juist stimuleren om zo te sturen naar de gewenste resultaten. De behoefte aan controle zal naar verloop van tijd minder worden als het vertrouwen er is dat de outsourcepartij de zaken goed heeft ingeregeld en de activiteiten conform instructie en service levels verlopen.
2. Outsourcing alleen nuttig voor kostenbesparing
Kostenbesparing door outsourcing is een belangrijk voordeel maar zeker niet het enige. In de praktijk zien we vaker dat men eerder vanwege groei kiest voor outsourcing dan vanwege krimp. Outsourcing wordt dan ingezet als flexibele schil voor de organisatie bij gebrek aan ervaren arbeidskrachten of het inhuren van externe kennis voor specifieke taken. Andere redenen waarom men kiest voor outsourcing zijn:
- Langere werkdag i.v.m. gunstig tijdsverschil
- Snelle opschaal mogelijkheden bij verwerken van grote volumes
- 24×7 beschikbaarheid
3. Slechtere kwaliteit door outsourcing
Onbekend is vaak ook onbemind. Het werk overzees uitbesteden is vaak een spannende stap. Dat de kwaliteit door outsourcing slechter wordt, is een misverstand. Een goede outsourceleverancier investeert in de werving, selectie en training van de medewerkers. Daarbij is een goede werksfeer erg belangrijk, waardoor het verloop laag blijft en kennis behouden.
Bij Alembo geeft aan de kwaliteit van dienstverlening een zeer hoge prioriteit. Kwaliteitscontroles, real-time monitoring en structurele klantmeetings dragen bij aan continue stabiliteit en verbetering.
4. Outsourcing alleen voor corporates en niet voor MKB
Grotere volumes aan werkprocessen en repeterende taken zijn kenmerkend voor outsourcingsactiviteiten. Outsourcing is al een lange tijd niet enkel weggelegd voor grote bedrijven. MKB bedrijven kiezen steeds vaker voor outsourcing omdat dit verschillende voordelen biedt zoals:
- Flexibele inzet bij drukke periodes
- Te snelle groei van de organisatie en dus ondersteuning nodig
- Behoefte aan expertise bij specifieke taken zoals administratie of social media
- Niet iemand in dienst willen nemen; behoefte aan externe inhuur
- Kostenbesparing
Veel volume is voor MKB bedrijven niet noodzakelijk om te starten met outsourcing. Via Alembo is outsourcing al mogelijk vanaf 10 uur per maand, via onze virtuele assistentie service.
5. Alleen IT en klantenservice kan geoutsoured worden
Een misverstand over outsourcing is dat alleen IT en klantenservice werkzaamheden geoutsourced kunnen worden. Het is wel zo dat de laatste decennia de meeste outsourcingsactiviteiten bestonden uit IT en klantenservice activiteiten. Je ziet echter steeds meer dat de vraag naar andere werkzaamheden zoals gegevensverwerking, boekhouden en accounting, backoffice, content of marketing en hr support juist toeneemt.
Outsourcing leent zich voor een grote diversiteit aan diensten. Kan een opdracht digitaal verstrekt worden en online worden ontvangen, dan is outsourcing een optie.
6. Outsourcing vindt vooral plaats in landen als India, Filipijnen en China
India, Filipijnen en China zijn inderdaad populaire outsourcebestemmingen. Vanwege de interessante kostenbesparing, expertise en de enorme beroepsbevolking. Echter ook andere landen dichterbij huis bieden dezelfde voordelen (capaciteit, talent en kosten) en minder cultuurverschil. Zoals nearshore bestemmingen als Litouwen, Polen, Portugal en Marokko. Suriname is tevens een aantrekkelijke outsourcebestemming vanwege de lagere loonkosten, in combinatie met de Nederlandse taal, minder cultuurverschil en hoogopgeleide mensen.
7. Lange 5 jaar contracten met weinig flexibiliteit
Het komt voor bij outsourceleveranciers dat ze werken met langlopende contract waar je 5 tot 10 jaar voor tekent en aan vast zit. De optie om terug te schalen zit dan vaak ook niet in het contract, wat niet echt de meest flexibele optie is. Wat ons betreft is dit niet nodig en gelukkig zijn er genoeg outsourceleveranciers met hanteerbare contracten en opzegtermijnen. Waarom zou een overzeese dienstverlener een andere contractduur hanteren dan bijvoorbeeld een extern callcenter in Nederland.
Wij willen dat klant zijn bij Alembo een goed gevoel geeft. Standaard is de opzegtermijn bij Alembo 3 maanden en varieert de contractering van projectmatige inzet, tot contracten van jaar en contracten van onbepaalde tijd.
8. Samenwerken op afstand is lastig en belemmert de resultaten
‘Uit het oog, uit het hart’ geldt dat ook voor outsourcing? Het op afstand een team begeleiden is wat lastiger dan fysiek op kantoor. Maar hoe anders is samenwerken op afstand in deze tijd waarin wij door Corona niet op kantoor werken en alles digitaal en online doen? Het verschilt niet heel veel van elkaar. Wij denken dat samenwerken op afstand heel goed gaat en dit geen invloed heeft te hebben op verslechterde communicatie of resultaten. Een misverstand dus.
Als je gaat outsourcen naar het buitenland kun je niet even snel langsgaan. De afstand hoeft geen probleem te zijn, want door de huidige technologie kan er veel goed ingeregeld worden. Er zijn verschillende manieren om met elkaar te communiceren of je nu in Nederland of in Suriname bent zoals Slack, Google Hangouts, Zoom of bellen via WhatsApp. Juist als je niet even bij elkaar kunt langslopen is open zijn wat er speelt, investeren in elkaar en een goede band opbouwen essentieel voor een langdurige samenwerking.
9. Outsourcing is een risico voor privacy gevoelige informatie van de organisatie
Een bekend misverstand over outsourcing. Vertrouwen is de sleutel tot een prettige werkrelatie. Respectvol omgaan met gegevens van klanten en deze naar behoren te beveiligen is een belangrijk aspect van de outsourcerelatie. Een goede en sterke ICT omgeving hoort hierbij.
Dat door outsourcing risico’s ontstaan op het gebied van de privacy van klantdata is ook een misverstand. Er wordt op het gebied van IT security juist veel uitbesteed aan landen als India. Bij professionele outsourcebedrijven is de IT en privacy (GDPR) naleving juist vele malen hoger. Deze bedrijven worden geauditeerd en werken volgens de allerhoogste veiligheids- en privacy eisen. Zoals ISO 9001 en 27.000.
10. Uitzendkrachten inhuren biedt meer voordelen dan outsourcen naar het buitenland
Door de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het duurder om uitzendkrachten in te huren dan medewerkers in vaste dienst aan te nemen. Flexwerk blijft mogelijk alleen moet er meer premie betaald worden. Voor de klantcontact branche betekent dit vroeg of laat dan men deze kostenstijging moet doorberekenen aan de opdrachtgevers. Het wordt hierdoor dus minder voordelig en aantrekkelijk om uitzendkrachten in te zetten.
Outsourcing actueel thema
Outsourcing is een actueel thema, met een steeds kleiner wordende wereld en snelle goede technologische ontwikkelingen. Digitale diensten, chatbots, AI volgen elkaar in een rap tempo op. Dit alles om steeds beter en efficiënter te kunnen werken. Door outsourcing kunnen bedrijven snellere groei aan, voor een goed tarief, zonder in te leveren op kwaliteit. Meer weten wat Alembo voor u kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.
